Компании, как и люди, рождаются и умирают, меняют имена и переезжают с места на место. И так же, как и у людей, подобные изменения в жизни организации нуждаются в документальном оформлении. О том, какие последствия для кадрового делопроизводства влечет изменение наименования организации-работодателя (в т. ч. организационно-правовой формы), мы говорили в прошлых номерах «Справочника кадровика». Сегодня речь пойдет еще об одном нововведении, которое отражается в учредительных и регистрационных документах и не проходит бесследно для кадровой документации: переезде организации. Попробуем разобраться, каким образом изменяется место нахождения организации и что при этом может поменяться в документах работников, а также в условиях их труда.
Из этой статьи вы узнаете:
- что может повлечь за собой изменение места нахождения юридического лица
- нужно ли менять ИНН при смене места нахождения организации
- как оформить приказ об изменении места нахождения организации
- нужно ли указывать в трудовом договоре место работы
Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). При этом госрегистрация осуществляется по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации. В случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа - по месту нахождения иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.
Зачастую деятельность организации не связана с необходимостью находиться в определенном месте. Поэтому учредители предпочитают регистрировать организацию по одному адресу (так называемый юридический адрес), а офисы, производственные площади, т. е. помещения, в которых непосредственно трудятся работники, при этом располагаются по другому адресу (фактический адрес).
В свою очередь, фонды на основании сведений, полученных из налоговой службы, самостоятельно снимают организацию с учета и ставят на учет по новому месту нахождения (п. 17 Правил регистрации страхователей в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании , утв. постановлением Правительства РФ от 15.09.2005 № 570 , п. 17 Порядка организации работы исполнительных органов Фонда социального страхования Российской Федерации по регистрации юридических лиц в качестве страхователей на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц , утв. постановлением ФСС России от 23.03.2004 № 27).
ПОСЛЕДСТВИЯ ДЛЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Что касается трудовых отношений: для работников последствия наступают только в том случае, когда у организации меняется так называемый фактический адрес, т. е. если с переездом изменятся условия труда работников.
В связи с окончанием договора аренды офисных площадей и повышением стоимости аренды арендодателем руководство компании «Н» приняло решение о смене фактического места нахождения . В Москве арендная плата для компании оказалась слишком высока, поэтому был подобран подходящий офис в г. Мытищи Московской области. Нужно ли заранее предупреждать работников об изменении места нахождения организации?
Это главный вопрос, который стоит перед кадровиками в данной ситуации. Он связан с тем, что в одностороннем порядке и без соблюдения определенной процедуры работодатель не имеет права изменять условия, определенные сторонами в трудовом договоре. Ответ зависит от того, является место нахождения организации условием трудового договора или нет. А значит, в первую очередь необходимо выяснить именно это.
КОГДА МЕСТО НАХОЖДЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ - УСЛОВИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
Работники, которым сообщили, что будет изменено условие о месте нахождения организации, могут согласиться на такие изменения. И в этом случае должны быть оформлены дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых указывается новое место нахождения организации.
Пример оформления дополнительного соглашения об изменении условия трудового договора
Если работники продолжать работу в новых условиях не согласны, то трудовой договор с ними прекращается по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 . Обратите внимание: это не касается случая переезда организации в другую местность, когда действуют особые правила, на которых мы остановимся ниже.
ЕСЛИ КОМПАНИЯ ПЕРЕЕХАЛА В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ
Специальные правила предусмотрены для тех случаев, когда организация-работодатель переезжает в другую местность. Дело в том, что ч. 1 называет перевод в другую местность вместе с работодателем разновидностью перевода на другую работу . По закону перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Поэтому необходимо: во-первых, уведомить работника о предстоящем переводе в другую местность вместе с работодателем, а во-вторых, получить согласие работника на такой перевод.
Пример оформления уведомления о необходимости перевода в другую местность вместе с работодателем
Обратите внимание!
Какие документы необходимо оформить, зависит от того, указано ли место нахождения организации в трудовом договоре и куда планируется переезд
Пример оформления дополнительного соглашения о переводе в другую местность вместе с работодателем
Во всех перечисленных случаях изменения сведений или условий трудового договора перевод в другую местность вместе с работодателем или увольнение работника по соответствующему основанию должны быть оформлены надлежащим образом. Но это темы для отдельных статей, мы же показали основные документы, с созданием которых могут столкнуться работники кадровой службы в тех случаях, когда изменяется место нахождения организации.
Е.Ю. Забрамная, юрист, к. ю. н.
Переезжаем вместе с работодателем в другую местность
При переезде организации из одной местности в другую, помимо того что возникает масса организационных и технических сложностей, нужно разобраться с персоналом.
Кто-то из работников согласится на переезд, но, конечно же, будут и те, кто не захочет переезжать. Как быть с ними? И можно ли уволить беременных сотрудниц и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет), а также других лиц, воспитывающих таких детей без матери, в случае их отказа от переездаст. 261 ТК РФ ?
На все эти вопросы вы найдете ответы в нашей статье.
Что такое перевод в другую местность вместе с работодателем
Перевод работника в другую местность вместе с работодателем - это разновидность перевода на другую постоянную работу. А значит, такой перевод возможен только с письменного согласия работникаст. 72.1 ТК РФ .
Место работы - это обязательное условие трудового договораст. 57 ТК РФ .
Другая местность - это местность за пределами административно-территориальных границ определенного населенного пунктап. 16 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 . Местность меняется тогда, когда вы переезжаете в другой город, поселок, село. А изменение места нахождения компании в рамках одного населенного пункта (например, переезд с одной улицы города на другую) не будет сменой местности, так как населенный пункт не поменялся.
ВНИМАНИЕ
Место нахождения организациип. 2 ст. 54 ГК РФ может не совпадать с местом работы ее сотрудников.
Также нужно учитывать, что не всегда изменение места нахождения компании влечет необходимость перевода ее сотрудников в другую местность. Дело в том, что место нахождения организации (то есть место нахождения ее исполнительного органап. 2 ст. 54 ГК РФ ) и место работы ее сотрудников не обязательно совпадают. Например, организация находится в г. Санкт-Петербурге, а ее склад - в г. Гатчине. Тогда изменение места нахождения организации, например ее переезд в г. Пушкино, не повлечет перевода складских работников вместе с работодателем в другую местность. Ведь они по-прежнему будут трудиться в г. Гатчине. Но в то же время переезд компании из г. Санкт-Петербурга в г. Пушкино влечет необходимость изменения места работы сотрудников, работающих в г. Санкт-Петербурге, и должен рассматриваться как их перевод в другую местность вместе с работодателем.
Если переезжает обособленное подразделение, например филиал, то у его работников также меняется место работыст. 57 ТК РФ . Значит, их перевод нужно оформлять по правилам перевода в другую местность вместе с работодателем.
Перевод на работу в другую местность вместе с работодателем нужно отличать от иных перемещений (переездов) работников, а именно:
- от перевода работника из одного структурного подразделения компании в другое, расположенное в иной местности, если сама компания не переезжает. Это будет также перевод работника на другую работуст. 72.1 ТК РФ , но не перевод в другую местность вместе с работодателем, поскольку его местонахождение не меняется;
- от перемещения сотрудников, работающих вахтовым методом в таких сферах, как геологоразведка, строительство, лесозаготовка и т. п. В этом случае работник трудится на объектах, расположенных в разных местностях. Это условие его трудового договора. Поэтому его перемещение с одного объекта на другой не может в принципе рассматриваться как перевод.
«Кадровые» действия работодателя при переезде в другую местность
Сначала вам нужно письменно проинформировать всех работников, у которых место работы совпадает с местом нахождения организации, о предстоящем переезде компаниист. 57 ТК РФ , ст. 72 ТК РФ . Не сообщить кому-то из работников о переезде работодатель не вправе, даже если ему невыгодно кого-то переводить в другую местность и легче нанять на новом месте (например, уборщицу, водителя и т. п.). Но с такими работниками можно попробовать договориться об увольнении на взаимовыгодных условиях.
Из авторитетных источников
Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
“ Работодатель обязан проинформировать о предстоящем переезде всех работников организации. Он не может уволить работников по собственной инициативе только потому, что он переезжает. Он их уведомляет о переезде, а они либо соглашаются на переезд, либо нет. Но если работодателю невыгодно кого-то перевозить, например неквалифицированный персонал, то он может договориться с работниками об их увольнении на выгодных для них условиях.
Например, работодатель может договориться с работниками о выходных пособиях, если они согласятся уволиться по соглашению сторон или по собственному желанию.
Но если работники не соглашаются уволиться по соглашению сторон или по собственному желанию и хотят переехать, а работодателю невыгодно их перевозить, то уволить их по п. 9 ст. 77 ТК РФ он не может. Таких работников придется переводить” .
Также возможно, что кто-то из работников откажется от перевода, если его не устроит сумма возмещаемых расходов. Например, если ваша компания будет возмещать расходы на переезд работникам по нормам, установленным для бюджетников . В частности, расходы по обустройству работников бюджетных организаций на новом месте жительства зависят от их окладовподп. «в» п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.04.2003 № 187 . И для неквалифицированного персонала с небольшой зарплатой такие выплаты составят незначительную сумму, что может сделать для них переезд непривлекательным.
Предлагаем работникам переезд
ШАГ 1. Письменно сообщаем о переезде в произвольной форме
В сообщении о переезде нужно указать:
- населенный пункт, куда переезжает компания;
- срок реального перемещения компании в новую местность и, соответственно, дату начала работы сотрудника на новом месте;
- гарантии, которые компания предоставляет работнику в связи с таким переездом, в том числе состав и суммы возмещаемых работнику расходов в связи с переездомст. 169 ТК РФ .
Работнику, переезжающему вместе с компанией в другую местность, нужно будет возместить расходыст. 169 ТК РФ :
1) по переезду его самого, а также членов его семьи;
2) по провозу имущества;
3) по обустройству на новом месте жительства. Это, например, могут быть конкретные размеры выплат на самих работников и членов их семей, как это установлено для бюджетниковПостановление Правительства РФ от 02.04.2003 № 187 . Можно также прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору обязательство работодателя приобрести для работника квартиру в новой местности;
Из авторитетных источников
“ Все вопросы возмещения расходов (по переезду сотрудников, перевозке багажа) должны регулироваться именно в дополнительных соглашениях с работниками. В числе таких расходов можно прописать и покупку квартиры в новой местности. Суммы возмещаемых расходов могут быть разными для разных работников. Например, одному можно купить квартиру, а другому - нет. Все это можно включать в расходы, возмещаемые в связи с переездом” .
Минздравсоцразвития России
- способ возмещения расходов:
- <или> оплата уже произведенных работником расходов постфактум;
- <или> выдача работнику аванса;
- срок, в течение которого работник должен уведомить вас о том, согласен ли он на перевод;
- условие о том, что неполучение от работника согласия на перевод в установленный срок будет расцениваться как его отказ от перевода;
- последствия отказа работника от перевода вместе с работодателем в другую местность в виде увольнения.
Это сообщение лучше вручить работнику под роспись.
Поскольку при переезде работника меняется такое условие его трудового договора, как место работы, то об этом изменении предупредите его не позднее чем за 2 месяцаст. 57 ТК РФ , ст. 74 ТК РФ . К тому же работнику, прежде чем принимать решение, переезжать или нет, надо обсудить этот вопрос с членами семьи, взвесить все «за» и «против». А в случае принятия решения в пользу переезда - подготовиться к нему.
Однако в Минздравсоцразвития высказали иную точку зрения.
Из авторитетных источников
“ Перевод на работу в другую местность с работодателем - это перевод на другую работу. А перевод на другую работу допускается с письменного согласия работникаст. 72.1 ТК РФ . Поэтому работодатель должен обязательно получить от работника либо письменное согласие на перевод на работу в другую местность, либо письменный отказ от такого перевода.
При отказе работника перейти на другую работу он может быть уволенп. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ . При этом 2-ме -сяч-ный срок предупреждения работника об увольнении не установлен, ведь при переезде нет организационных или технологических изменений. Так что ст. 74 ТК РФ, обязывающая предупреждать работника об увольнении за 2 месяца, в данном случае не применяется” .
Минздравсоцразвития России
ШАГ 2. Получаем от работника согласие на перевод или отказ
Для этого можно:
- <или> получить от него отдельное заявление о согласии/несогласии на перевод;
- <или> включить в сообщение, которое вы отдаете работнику, отрывную часть, где он выразит свое согласие/несогласие с переводом. Эту отрывную часть он заполнит и передаст вам.
Такое сообщение можно оформить следующим образом.
Общество с ограниченной ответственностью «Евростиль»
Начальнику отдела
маркетинга
Зенину П.С.
Уважаемый Петр Семенович!
Согласно решению общего собрания участников ООО «Евростиль» № 6 от 01.12.2010 ООО «Евростиль» с 01.03.2011 меняет свое место нахождения и будет находиться по адресу: 309514, Белгородская область, г. Старый Оскол, ул. 9 января, д. 3.
Предлагаем Вам перевод на работу в указанную местность с 01.03.2011.
В случае Вашего согласия на перевод ООО «Евростиль» возместит Вам расходы на переезд, включая переезд членов семьи, перевозку имущества и обустройство на новом месте жительства, в размере, установленном в локальном Положении о компенсации расходов работникам ООО «Евростиль» в связи с их переводом в другую местность вместе с работодателем.
Информируем Вас о том, что в соответствии с ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ Вы вправе согласиться на перевод либо отказаться от него. В случае отказа трудовой договор с Вами будет прекращен на основании п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой Вам выходного пособия в размере двухнедельного среднего месячного заработка.
О принятом решении просим письменно проинформировать начальника отдела кадров ООО «Евростиль» в срок до 15.02.2011. Неполучение от Вас в установленный срок согласия на перевод будет расцениваться как отказ от перевода.
ШАГ 3. Увольняем не согласившихся на перевод
Отказ работника от перевода в другую местность вместе с работодателем влечет его увольнениеп. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ .
Это касается и беременных сотрудниц, а также женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет), других лиц, воспитывающих таких детей без матери. Ведь работодатель не может сохранить для них работу в прежней местности.
Трудовой кодекс РФ ограничивает увольнение таких работников по инициативе работодателяст. 261 ТК РФ . Но увольнение в связи с отказом работника от переезда вместе с организацией в другую местность не относится к увольнениям по инициативе работодателяпп. 4, 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ .
Для увольнения работников, не согласных на переезд, издайте приказ о прекращении трудового договора по форме № Т-8 (или Т-8а, если увольняемых несколько).
В строке приказа «Основание (документ, номер, дата)» укажите реквизиты решения о переезде компании в другую местность, а также документа, в котором зафиксирован отказ работника от переводап. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ ; Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .
Не забудьте ознакомить работника с приказом об увольнении под роспись.
А при невозможности довести приказ до сведения работника сделайте запись об этом на самом приказест. 84.1 ТК РФ .
В день увольнения:
- рассчитайтесь с работником, выплатив ему, помимо причитающейся зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск, выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработкаст. 178 ТК РФ ;
- выдайте работнику трудовую книжку с записью об увольнениист. 84.1 ТК РФ , предварительно попросив его заверить своей подписью правильность записей в трудовой книжкеп. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) .
Запись в трудовой книжке в данной ситуации должна быть такой.
- внесите запись об увольнении, аналогичную записи в трудовой книжке, в личную карточку работника по форме № Т-2 и попросите работника расписаться в личной карточкеп. 41 Правил ;
- попросите работника расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихп. 41 Правил .
ШАГ 4. Оформляем перевод работников, согласившихся на него
При согласии работника на перевод нужно:
- заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе в другую местность;
- издать приказ о переводе работника по форме № Т-5утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .
Если переводимых работников больше одного, то лучше оформить один приказ по форме № Т-5а
Наша организация с момента ее создания располагалась в арендованном офисном помещении. Договор продлевали несколько лет подряд. Летом этого года руководство нашло новое офисное помещение и заключило другой договор аренды, на более выгодных условиях. В связи с переездом у нас возник вопрос: нужно ли уведомлять работников о смене фактического адреса работодателя и вносить изменения в трудовые договоры c работниками?
Для ответа на ваш вопрос необходимо рассмотреть ситуации, которые могут сложиться на практике.
Ситуация 1. В трудовых договорах работников не указан адрес организации.
Место работы - одно из основных условий трудового соглашения между работником и работодателем, без которого невозможно представить дальнейшие их отношения. По этой причине ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) место работы вносит в перечень обязательных условий трудового договора.
Место работы подразумевает конкретную организацию - юридическое лицо, имеющее свое наименование и территориальное расположение (местность) (например: «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью "Текстильщик", г. Самара»). Если работа осуществляется в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, это нужно обязательно указать.
Закрепление в трудовом договоре конкретного адреса местонахождения работодателя (адреса нахождения офиса) в качестве обязательного условия не требуется. В статье 57 ТК РФ оговаривается, что уточнение места работы и (или) рабочего места может предусматриваться в трудовом договоре, но уже в качестве его дополнительного условия.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Рабочее место - место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ)
Отсутствие в трудовом договоре такого условия, как фактический адрес, придает организации «мобильность». Получается, что изменение месторасположения организации в пределах той же местности не влечет изменения условий трудового договора.
Ситуация 2. В трудовых договорах указан адрес организации.
Совсем иначе дело обстоит, если в тексте трудового договора стороны в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ уточнили место работы (например: «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью "Текстильщик", г. Самара, ул. Вольская, д. 112»). Такое уточнение влечет определенные правовые последствия.
ПРИМЕР
Офис финансовой компании располагался на втором этаже высотного здания. По просьбе бухгалтера в ее трудовой договор было внесено условие о том, что ее рабочее место находится на втором этаже. Через два года директор организации решил «перебраться» на 24 этаж этого же здания. Панорамный вид города из окон офиса, по мнению руководства, должен был повысить имидж организации, эффективность труда. Однако такой переезд никак не устраивал того самого бухгалтера. Дело в том, что сотрудница боялась высоты. Возникли сложности с оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору бухгалтера, так как руководитель даже не предполагал, что кто-то может не согласиться. Арендовать прежнее место ради одного работника было невозможно. В результате все решилось довольно благополучно и для работника, и для работодателя: был издан приказ об увольнении по соглашению сторон.
Если работник желает уточнить место работы или рабочее место, то зачастую это связано с объективными причинами. Работодателю, который соглашается с такими пожеланиями, впоследствии следует это учитывать.
Изменить условие трудового договора о конкретном месте работы (рабочем месте) работника по общему правилу в силу ст. 72 ТК РФ можно только по соглашению сторон. Впрочем, из общего правила есть и исключения, предусмотренные ст. 74 ТК РФ.
Риск убытков, связанных с деятельностью организации, несет работодатель. Очевидно, что успешность компании в некоторой степени зависит и от ее расположения, хотя бы даже из соображений экономии. При решении подобных вопросов работодатель должен иметь определенную свободу. По этой причине изменение фактического адреса в связи с заключением договора аренды другого помещения, безусловно, можно отнести к изменениям организационного характера.
Согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ о предстоящих изменениях работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. В уведомлении необходимо указать и причины, вызвавшие необходимость таких изменений (пример 1) . Таким образом, работодатель может изменить условие, уточняющее место работы и (или) рабочее место по своей инициативе.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»)
Однако это не означает, что сотрудников можно принудить работать в новых условиях - по новому адресу. Трудовое законодательство предоставляет работнику право выбора - который связан с переездом в другую местность.
ВАЖНО!
Новые условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным коллективным договором, соглашениями
Такой переезд за границы населенного пункта влечет за собой перевод сотрудников согласиться на изменение определенных сторонами условий или отказаться от продолжения работы.
С теми работниками, которые согласны на продолжение работы в новых условиях, заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых закрепляются изменения (пример 2) .
Если же работник не согласен работать в новых условиях, то трудовой договор с ним будет прекращен по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ: отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.
Ситуация 3. Организация «переезжает» в другую местность.
Необходимо упомянуть еще об одном варианте переезда работодателя, с соблюдением особой процедуры (ч. 1 ст. 72 1 ТК РФ).
Резюме
Переезд работодателя в пределах одной местности, как правило, не влечет изменения условий трудового договора и, следовательно, не требует внесения в него изменений. Однако если в трудовом договоре уточнялось место работы, был у казан конкретный адрес местонахождения организации, то без дополнительного соглашения не обойтись. Причем в некоторых ситуациях требуется провести процедуру, предусмотренную ст. 74 ТК РФ. Если же переезд осуществляется в другую местность, то должен быть оформлен перевод с согласия работников.
Во-первых, перевод на другую работу допускается только по соглашению сторон. Направлять уведомление работникам необязательно, между тем на практике о предстоящих изменениях стараются предупредить заблаговременно в связи с необходимостью подготовки работников к переезду. Требуемое соглашение о переводе в другую местность вместе с работодателем должно быть составлено в письменной форме (пример 3) .
Во-вторых - отказ работника от такого перевода является самостоятельным основанием для расторжения трудового договора по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
ПРИМЕР 1
Уведомление об изменении условия трудового договора
ПРИМЕР 2
Дополнительное соглашение об изменении условия трудового договора (фрагмент)
ПРИМЕР 3
Дополнительное соглашение о переводе в другую местность вместе с работодателем (фрагмент)
Перевозка склада сопоставима с транспортировкой с места на место целого предприятия. На первый взгляд весь процесс представляет из себя набор не связанных между собой, хаотичных действий.
Но, такое впечатление ошибочно. Каждый участник проявляет свои умения, использует теоретические знания на практике. Процесс транспортировки склада планируется задолго до начала действия, тщательно прорабатывается каждая деталь.
Алгоритм действий при переезде склада
Каким бы не был переезд, он должен тщательно рассчитываться. Осуществить этот процесс безошибочно невозможно, если нет заблаговременно составленного плана нового местоположения. Данным вопросом должны заниматься люди, которые отвечают за перемещение склада на другую территорию. Одного только определения места расположения склада будет недостаточно. Помимо этого, в новых помещениях для складирования важно просчитать:
Где именно будет размещена привезенная продукция;
Где будет расположено оборудование;
Где будут находиться строительные материалы.
Помимо этого немаловажно расставить приоритеты - какие задачи нужно решить в первую очередь для -эффективного начала трудовой деятельности, а какие можно отложить на более поздний срок.
Подготовка к переезду
Транспортировка не должна мешать нормальному режиму работы предприятия. В некоторых случаях процесс переезда чинит препятствия для сотрудников, выполняющих повседневные обязанности и ответственных за перевозку грузов.
На старте процесса требуется обратить внимание сотрудников на те задачи, которые необходимо выполнить в день перемещения склада из одного пункта в другой. В этот период, составляющий один или несколько рабочих дней, не рекомендуется оформлять новые заказы, а ограничиться уже имеющимися. Но в любом правиле всегда есть исключения. В ситуациях когда заказ нужно принять срочно, отказывать в этом клиенту, безусловно, нельзя. Есть смысл также подумать об обязательном минимуме коммуникаций и оснащения, необходимых для поддержания нормальной работы склада в период переезда.
Работа склада во время переезда
Разумное решение - заблаговременная подготовка продукции для клиентов. Следующий шаг - перенос этих заказов на отдельный участок, за пределы основной массы. Также можно эти заказы перевезти на другой склад заранее и осуществить выдачу уже на новом месте.
В процессе транспортировке, обычно, принимает участие компания, занимающаяся грузоперевозками, и некоторые сотрудники компании-заказчика. В иных случаях в процессе перемещения склада участвует и весь штат компании. Если задействовано много человек, важно распределить ответственность и объяснить задачу каждому из них. Единожды порученное задание позволяет ответственному лицу успешно координировать работу, не передергивать сотрудников постоянной сменой видов деятельности. Через определенный промежуток времени можно провести проверку выполнения заданий и дать новые, если это потребуется.
Одна из ключевых задач переезда - уложиться во времени. Для того, чтобы не нарушить временные границы, компании привлекают к работе всех имеющихся в распоряжении сотрудников. Например, коллектив в полном составе осуществляет упаковку продукции, участвует в погрузочных работах и при этом обязательно следует правилам маркировки товаров.
Эффективно выполнять эту работу могут помешать разобщенность и несобранность. Например, один и тот же специалист берется за все сразу - маркировку, погрузку и другие задачи, тем самым замедляя процесс. Накопившаяся тара во время доставки на новое место часто становится причиной хаоса и временной остановки работы склада.
Говорят, что переезд равносилен пожару. Что же необходимо знать и учитывать при подготовке и организации переезда, на какие нюансы этого процесса следует обратить внимание?
Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.
На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.
Чем следует заняться в первую очередь?
Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день переезда офиса на новое место.
В какие сроки желательно вложиться с переездом и в какое время суток его предпочтительнее осуществлять?
Оптимальный срок подготовки переезда - около 1–1,5 месяца (это зависит от статуса компании, рода ее деятельности и количества работников). Но бывают случаи, когда обстоятельства вынуждают осуществить переезд за более короткое время - неделя-две. В случае такого «экстремального» переезда существует большой риск что-то забыть, не успеть подключить все нужные коммуникации и т. п. Тут как никогда пригодится четкий поэтапный план, например, как приведенный в приложении .
План переезда
№ п/п | Мероприятие | Ответственные лица | Сроки | Примечание |
| Посещение нового офиса и согласование всех условий с его владельцами | Руководитель компании или его представитель | |||
| Назначение координатора переезда, распределение функций в рабочей группе | Руководитель компании | Сразу же после определения даты переезда | Назначить ответственного за сборы, закупку необходимых материалов, готовность нового помещения к работе, перевозку и т. д. | |
| Уведомление партнеров, клиентов об изменении адреса компании, подготовка карты проезда к новому офису | Координатор переезда (секретарь, офис-менеджер), дизайнер (для оформления карты), руководители отделов | После определения даты переезда | Уточнить месторасположение (адрес, транспортная развязка) | |
| Проверка состояния нового помещения и составление перечня необходимых работ | Координатор переезда | Для выполнения работ нужно привлечь: электрика, сантехника, слесаря (лучше тех, кто непосредственно обслуживают данное здание или офис) | ||
| Составление плана размещения рабочих мест, расстановки мебели (план-схема офиса), розеток, телефонных и компьютерных гнезд для каждого рабочего места | Координатор переезда, заместитель директора или руководители отделов | После ревизии офиса в течение 7 дней | Утвердить план у директора | |
| Подготовка и подключение всех коммуникаций, освещения | Координатор переезда, системный администратор, телефонист, электрик | В течение 10 дней после определения даты переезда, готовность - за 1–2 дня до переезда | Установка или перенос локальных сетей, подписание договоров на обслуживание | |
| Инвентаризация и составление полного перечня оборудования, мебели и документов компании | Рабочая группа | Не позднее, чем за 2 недели до переезда | Подсчитать, какое количество мебели требуется разобрать, какую, возможно, придется продать | |
| Закупка упаковочного материала, бронирование транспорта и заказ услуг грузчиков или специальных компаний по перевозке | Координатор переезда | За 2 недели до переезда | Определение количества материалов, закупка, доставка, составление смет | |
| Согласование переезда с представителями собственников «старого» офиса | Координатор переезда | За 1–2 недели до переезда | Уведомить «старых» арендодателей письмами о дате переезда, предупредить охрану, получить разрешения на пользование грузовыми лифтами и т. д. | |
| Проведение совещания для всех сотрудников рабочей группы, назначение кураторов процесса и объяснение задач | Координатор переезда | За 1 неделю до переезда | ||
| Упаковка архивов и документации, маркировка коробок и составление описи по отделам | Рабочие группы отделов или подразделений | Сдать в макулатуру ненужную документацию и прочие бумаги, передать ответственному лицу собранную документацию | ||
| Окончательная упаковка всего инвентаря, маркировка коробок | Все сотрудники, задействованные в процессе переезда | Накануне переезда | Обязательно проверить общую готовность к переезду | |
| Разборка (если надо), упаковка мебели; отключение и упаковка оборудования с последующей маркировкой | Привлеченный специалист или представитель фирмы-перевозчика | Накануне переезда | Каждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель: стол, стул, шкафы. Проследить за качеством разборки-сборки мебели | |
| Изготовление необходимого количества ключей, влажная уборка нового помещения | Координатор переезда, уборщик | Накануне переезда | ||
| Получение правил внутреннего распорядка в новом здании и ознакомление с ними всех сотрудников под роспись | Член рабочей группы | Накануне переезда | ||
| Подключение коммуникаций: сервера, мини-АТС | Системный администратор, телефонист | Накануне переезда | Проверка готовности: исправление неисправностей | |
| День переезда: вынос, погрузка, перевозка в новый офис, разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники, вещей первой необходимости | Координатор переезда | Обязательно контролировать весь процесс | ||
| Подключение оборудования и проверка исправности средств связи | Все сотрудники | Первый день после переезда | ||
| Оформление изменения адреса с учетом требований госорганов | Юрисконсульт | После того как будут подписаны документы на аренду (после переезда) | ||
| Распаковка, расстановка вещей (архивов, книг, канцелярских принадлежностей); оформление офиса: грамоты, обучающие стенды, цветы; обустройство общих комнат - кухни, переговорной, приемной и т. д. | Все сотрудники | В процессе работы, не дольше, чем на протяжении 1 недели после переезда | Оформление офиса желательно провести в первую очередь, это поможет сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте |
Затягивать непосредственно переезд более чем на двое суток нецелесообразно. Назначить его желательно на выходные дни (большими компаниями иногда практикуется переезд в ночное время). Если ваш выбор пал на темное время суток, помните, что грузчики ночью работают по более высокому тарифу . Если переезд может затянуться, лучше нанять две бригады грузчиков, которые могли бы сменять друг друга, поскольку после восьмичасовой работы производительность труда любого человека, несомненно, снижается.
Как быть с коммуникациями (телефоны, Internet и пр.)?
Конечно же, хочется, чтобы после переезда в новый офис все сразу работало как «часы»: Internet, телефоны, оргтехника и т. д. Для этого нужно приложить максимум усилий по проверке и, в случае необходимости, проведению коммуникаций на новом месте. Поэтому до переезда сотрудников организуйте экскурсию для штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста.
После проведения необходимых «исследований» на новом месте необходимо быстро перевезти приспособления для подключения Internet-провайдера и телефонного оператора или же подключиться к новым. А это требует определенного времени, и в случае плохой организации процесс может затянуться на 2–3 недели. Поэтому следует, не теряя время:
Многие арендодатели предоставляют офисы уже с готовой локальной офисной сетью, которая, к сожалению, не всегда совпадают с вашими потребностями и соответствует рассадке сотрудников. В таком случае приходится переделывать ее «под себя». Будет крайне уместным иметь под рукой план с детальной рассадкой сотрудников.
Что еще нужно учесть при аренде офиса?
Особое внимание следует уделить:
Примечание. Выбирая помещение под офис, не спешите сразу хвататься за дешевые предложения, помните «не все то золото, что блестит». Под низкой арендной платой может скрываться высокая плата за коммунальные и эксплуатационные услуги да и много других неприятных сюрпризов. Лучше отдать предпочтение офисам, обеспеченным автономным отоплением и горячей водой.
На что следует обратить внимание при выборе компании-перевозчика, как правильно скоординировать работу «перевозчика»?
Принятие решения о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров.
На рынке представлено множество компаний, предлагающих широкий спектр услуг по комплексному переезду офиса. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, вынос и транспортировка мебели в новый офис, страхование имущества, предоставление транспортных услуг с грузчиками, расстановка мебели, вывоз мусора. Особое внимание при выборе такой фирмы следует обратить на ее опыт в данной сфере. Обязательно просмотрите отзывы клиентов, которые пользовались ее услугами, поинтересуйтесь наличием скидок, собственных грузовых автомобилей.
Как правило, в случае сотрудничества с солидной компанией-перевозчиком с вами работает (сопровождая процесс переезда) представитель компании. Он выезжает на место вызова, оценивает объем предстоящих работ (подсчитывает единицы мебели, техники, других материально-технических ценностей), в конце представляет детализированный счет на предоставленные услуги. Преимущество работы со специальной компанией заключается в том, что все работы по переезду она берет на себя. Плюс, вся мебель и техника будут застрахованы, на случай повреждений при переезде. Страховая сумма определяется заказчиком и вносится в договор. Представитель перевозчика также предлагает заказчику выбор упаковочного материала: полиэтиленовая пленка, клейкая лента, картонные коробки, мешки, картон. Чтобы сэкономить, можно упаковочный материал закупить самостоятельно, он продается в строительных магазинах и стоит недорого. Если же есть «родные» коробки от оргтехники, состоящей на гарантии, это упростит работу мастерам и также сократит расходы.
Главный недостаток - комфорт стоит денег. Поэтому перевозчики могут выставить вам достаточно большой счет. Чтобы хоть как-то его уменьшить, проведите мониторинг ценовой политики различных компаний и не бойтесь договариваться о скидке. Обращайте внимание на детализированный список предоставляемых услуг, так как стоимость отдельных позиций может быть необоснованно высокой. В таком случае целесообразней отказаться от них или же привлечь других специалистов.
Как организовать переезд «своими силами»?
Организовывать переезд «своими силами» намного интересней. В этот процесс можно вовлечь многих сотрудников, правильно организовав их, получите слаженную, оперативную работу. Пусть каждый почувствует, что его ценят, в его помощи нуждаются и что он - частичка одной дружной команды.
Первое, что нужно сделать, - это провести ревизию и выбросить все ненужное . Далее создайте инициативную группу среди сотрудников компании - работа найдется для всех, главное - желание! Обязательно назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.
Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.
Пусть работники все архивы заранее сдадут на хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.
Перевозка мебели - самая громоздкая часть переезда. Ее можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде . Если выбрали первый вариант, желательно вызвать специалиста-мебельщика, который правильно все разберет, упакует и сложит. Оплата за услуги такого рода определяется за каждую единицу товара в отдельности, а специалиста можно найти в любой мебельной фирме. Есть свои минусы: расходы могут быть достаточно большими, да и частая разборка-сборка (возможно, это не последний переезд) не наилучшим образом сказывается на мебели.
Если вы решили не разбирать мебель, ее все равно нужно подготовить к транспортировке: со шкафов снять стекла и обвернуть плотным картоном, тумбы закрыть на ключ, обернуть картоном и заклеить ящики клейкой лентой, стулья обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать.
Будет правильным вначале перевезти большую тяжелую мебель, а уж затем - все остальное.
Заказать машину с грузчиками сейчас не проблема. Если имущества много, то лучше воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну грузят, из второй уже на месте выгружают. Кстати, не забывайте, что если будут заторы на дорогах, за «простои» тоже придется заплатить. Не советуем оставлять грузчиков без присмотра (следите за тем, чтобы работа осуществлялась аккуратно, дабы избежать повреждения мебели или стен офиса).
Сотрудников нужно разделить на две группы. Одни курируют работу в старом офисе, другие - в новом: показывают, где выгружать и что куда ставить.
Правилом хорошего тона является уборка старого офиса после переезда. Поэтому позаботьтесь и об этом.
Переезд, организованный самостоятельно, сэкономит ровно половину суммы, которую придется заплатить компании по перевозке. Однако выбирать вам, поэтому запаситесь терпением и оптимизмом. Детальный план по переезду офиса поможет вам правильно скоординировать процесс и организовать работу. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!
Материал размещен на сайте HRM.RU
