Система "ПС:Управление мебельной фабрикой" имеет в своем составе специализиализированный модуль "Управление складами (WMS)", который обеспечивает:
- обособленный контур учета ("ордерная схема")
- адресный склад
- продукция в нескольких упаковках; частичная приемка/отгрузка
- серийный учет- создание "контейнеров" (паллетирование) с ШК
- контроль погрузки и инвентаризация с применением ШК и ТСД
Задача управления складами входит в круг базовых задач для любой производственной компании.
Внедрение системы управления складами позволяет повысить эффективность работы компании в целом, увеличить скорость и точность выполнения операций, минимизировать потери, связанные с "человеческим фактором".
Для мебельной отрасли характерна высокая динамика складских операций, сложность идентификации изделий, которые, будучи упакованными в коробки, внешне ничем не отличаются. Одно изделие может состоять из нескольких упаковок. В отдельных случаях в одну упаковку могут войти детали от разных изделий одного заказа. Всё это создает условия для ошибок, которые приводят к прямым и косвенным (репутационным) издержкам. При наличии широкой географии продаж, цена ошибки возрастает многократно.
Система "ПС:Управление мебельной фабрикой 3.0 ERP", помимо "стандартных" функций складского учета поддерживает ряд "продвинутых", позволяющих вывести управление складами на новый качественный уровень. Рассмотрим их подробнее.
"Ордерная схема": обособленный складской учет
Т.н. "ордерная схема" предполагает обособленный, дополнительный к основному, учет остатков на складах силами кладовщиков. Будем называть его расширенным складским учетом (РСУ) .
При наличии РСУ, изменение основных остатков не ведет к автоматическому изменению "складских". Последние меняются только ПО ФАКТУ товародвижения и только после оформления кладовщиками специальных документов - "товарных ордеров". Таким образом, кладовщики могут быть полноценными материально-ответственными лицами, а остатки склада всегда актуальны.
Факт того, что оба учета - основной и расширенный ведутся в единой информационной базе, обеспечивает прозрачный контроль расхождений мужду двумя уровнями учета.
Помимо этого, расширенный складской учет предоставляет следующие возможности:
Штрихкодирование
Технология штрих-кодирования позволяет существенно ускорить процесс идентификации номенклатурных позиций, а также снизить количество ошибок.
Покупные позиции - в момент поступления, а производимые - по факту выпуска/упаковки маркируются штрих-кодами. Кроме этого, для покупных позиций - товаров и материалов могут использоваться уже имеющиеся на их упаковках штрих-коды.
Штрих-код может содержать не только информацию о продукции и варианте исполнения, но также номер партии (серии), идентификатор (номер) упаковки и т.п.
Использование штрих-кодового оборудования - сканеров ШК или терминалов сбора данных (ТСД) позволяет автоматизировать складские операции приемки, перемещения, комплектации (сборки) заказа, отгрузки. При этом возможны 2 подхода:
- заполнение документа в информационной системе по данным штрих-кодирования
- контроль полноты/корректности исполнения той или иной операции, относительно "плана" (заказа на приемку, заказа на отгрузку, отгрузочной накладной).
"Адресный" склад
"Адресный" склад предполагает его разделение на произвольное количество зон (мест) хранения, вплоть до построения трехмерной структуры ячеек "стеллаж / ряд / ячейка". Будем называть такие места хранения "ячейками".
Ячейки могут быть специализированными - предназначенными для ТМЦ определенного типа или универсальными.
Существует два подхода к складированию ТМЦ на адресном складе. Первый предусматривает выбор места складирования поступивших ТМЦ информационной системой. Для этого в системе должны быть точно описаны характеристики ячеек и упаковок ТМЦ (в первую очередь, габаритные), а также логика заполнения ячеек. Во втором, более простом случае выбор ячейки осуществляет кладовщик, отмечая место размещения той или иной ТМЦ в системе.
В любом случае, при необходимости отгрузки система может предоставить кладовщику актуальную информацию о ячейках размещения требуемых ТМЦ.
Для выполнения любых операций, будь то складирование, выемка или оптимизация (перемещение между ячейками в пределах склада) эффективно применяется технология штрих-кодирования. ШК маркировку могут иметь не только ТМЦ, но и ячейки. Особенно полезны для "адресного" склада терминалы сбора данных с экранами, позволяющими наглядно видеть перечень ТМЦ и ячеек - как подлежащих "обработке", так и уже "обработанных".
Серийный учет
Наряду с учетом ТМЦ по вариантам исполнения, в некоторых случаях есть необходимость учета по сериям. В качестве серий могут выступать как производственные партии, так и серийные номера конкретных экземпляров изделий.
Серийный учет материалов применяется для тканей и других материалов, где между сериями (партиями) одного цвета могут быть отличия оттенков. Серия продукции/полуфабрикатов также может гарантировать единство оттенка и иметь, кроме того, привязку к исполнителю - сотруднику или бригаде. Последнее будет полезным в случае возникновения вопросов по качеству.
Упаковки
Изделия мебельного производства нередко упаковываются в несколько упаковок. При этом, на уровне основного учета удобно иметь дело с единой номенклатурной позицией. На уровне же склада необходимо работать с упаковками, размещая их в различные ячейки, контролируя погрузку по упаковкам.
Одна и та же позиция может иметь несколько схем пакования, особенно в переходные периоды. Серийная и типовая продукция имеет, как правило, фиксированный набор упаковок. В то же время заказная продукция может иметь совершенно произвольный набор упаковок. В отдельных случаях в одну упаковку могут войти детали от разных изделий одного заказа (например, стекла всех шкафов заказа).
Возможны ситуации, когда клиенту отгружается часть упаковок изделия (например, упаковка с деталями корпуса без фасадов). Такие факты полезно отражать и отслеживать в информационной системе.
"Контейнеры". Комплектация заказов
Одной из важнейших складских задач является комплектование заказа под отгрузку. В полностью автоматизированном варианте система отображает кладовщику на экране ТСД перечень требуемых упаковок и ячеек, откуда их следует забрать. По мере "отработки" (выемки и сканирования) перечень позиций уменьшается.
Множество упаковок, собранных под тот или иной заказ может быть объединено в информационной системе в "контейнер", который физически снабжается соответствующей этикеткой со штрих-кодом. Крупные заказы могут быть скомплектованы на нескольких паллетах, т.е. состоять из нескольких "контейнеров". В системе хранится информация о составе контейнеров. При считывании штрих-кода паллеты, например, при погрузке машины - система понимает какой набор упаковок каких ТМЦ под какой заказ загружен.
Особенности внедрения
Изначально кажущаяся простой, задача построения эффективной системы управления складом, как мы видим, имеет немало аспектов и вариантов. Тем не менее, её решение даст ощутимый экономический эффект, выведя работу одной из ключевых функций компании на новый качественный уровень.
Залогом успеха в нашем случае является использование мощного специализированного программного продукта, а также богатый опыт решения этой задачи в различных её вариациях. Специализированный модуль управления складом, входящий в состав программного продукта "ПС:Управление мебельной фабрикой ERP", при правильном внедрении способен закрыть ВСЕ перечисленные в данной статье вопросы.
Необходимость работы «под заказ» современных российских предприятий уже не ставится под сомнение. Переход к рыночной экономике и необходимость реализовать продукцию конечному потребителю, риск затоваривания ненужной или неконкурентной продукцией обусловили смену приоритетов с работы «на склад» на работу «под заказ». Даже у предприятий, выпускающих однотипный продукт массового спроса, есть внутренний заказчик, например, в лице отдела маркетинга, задающего объемы продукции в соответствии с колебаниями на рынке. Нужно отметить тенденцию последних лет, когда в условиях жесткой конкуренции предприятия стараются максимально сегментировать рынок и предложить для небольшой группы потребителей уникальный продукт.
В ОАО «Мотовилихинские заводы» переход от «плана продаж» к приему заказов стал первым шагом в совершенствовании системы управления производством. Причин этому несколько:
- Срывы сроков отгрузки продукции покупателю на фоне затоваривание склада готовой продукции.
- Большие объемы незавершенного производства вследствие того, что цеха запускающие производство изделий мотивированы работать «на валовый» объем производства.
- Без привязки к заказу невозможно применять инструменты Lean для оптимизации производственной цепочки.
- Номенклатура календарного плана производства могла содержать позиции, по которым не планировалась реализация в плановый период. По итогам месяца между «производством» и «продажами» всегда существовали разногласия в оценке выполнения планов.
- Невозможно выстроить вертикальную систему управления производством в большом холдинге, если рабочий сам определяет номенклатуру производства без привязки к размещенным заказам.
Видение эффективной системы приема заказов.
Анализируя проблемы дискретного календарного планирования и основываясь на успехах компаний, использующих позаказную систему управления производством, было сформировано видение эффективной системы приема заказов.
Прежде всего, основанием для производства продукции (услуги) должен стать заказ с конкретной номенклатурой, объемом, сроком, заказчиком. С определенными допущениями заказом можно считать спецификацию к договору, однако ввиду особенностей работы со спецификациями, было принято решение - создать самостоятельный информационный объект. В частности, заказ лучше спецификации тем, что номенклатура продукции привязана к справочнику конструктора, а не только к торговому наименованию. Также оформление заказа предшествует запуску в производство, тогда как спецификация является отгрузочным документом и может быть оформлена после запуска, к тому же внесение изменений в спецификацию - более сложная процедура, чем корректировка заказа.
Прием заказов дополняет прежнюю систему объемно-календарного планирования, которая используется для определения объема ресурсов при производстве продукции на плановый период. Прием и выполнение заказов не останавливается на период согласования календарных планов. Календарные планы могут быть сокращены по количеству позиций до нужного уровня укрупнения по видам продукции.
Процесс принятия заказа должен быть непрерывен и централизован. Данная функция была закреплена за вновь созданной службой в управляющей компании Холдинга. Время обработки и согласования заказа зафиксировали в регламенте. Система премирования специалистов данной службы была определена по двум конкурентным целям - выполнить принятые заказы и максимально загрузить производственные мощности.
Сама процедура приема заказа была зафиксирована в регламенте, который в том числе содержит методику оценки выполнения заказов - что считать выполненным заказом. Регламент также включает приложение с усредненными данными по циклам производства основных видов продукции для своевременного размещения заказа.
ИТ-поддержка системы приема заказов
Специалистами ИТ-служб Холдинга была разработана база данных заказов и интерфейс для пользователей системы.
Уже в ходе реализации проекта были выявлены определенные проблемы и разработаны соответствующие решения:
1. Цех самостоятельно не может определить номенклатуру для производства, не привязанную к заказу. Соответственно для минимизации простоев производства необходимо разработать систему обеспечения поступления заказов на период не меньший, чем цикл производства. Такая система была разработана и в ее основу легла ежемесячная оценка бизнес-процесса «Продажи» (коммерческая служба) по объему размещенных заказов в сопоставлении с прогнозом на период равный среднему циклу производства продукта.
2. Для гарантирования сроков обработки заказов необходимо их классифицировать как минимум:
- на серийную продукцию, когда не требуется разработка конструкторской и технологической документации, а также подготовка производства;
- на «новую продукцию», когда подготовка производства необходима.
(В ОАО «Мотовилихинские заводы» используется дополнительный вид заказа - «типовая» продукция, кода необходимо произвести изделие с отклонениями от стандартного варианта, либо с переменными параметрами. Для типовой продукции, как правило, используется специальное программное обеспечение - конфигуратор продукта).
3. Отсутствие MRP системы и полной базы нормативно-справочной документации в информационной системе потребовало разработки экспертных инструментов оценки загрузки производства при приеме каждого заказа.
Стоит отметить, что позаказная система управления хоть и базируется на простых принципах обработки очереди, однако с точки зрения менеджеров является более сложной для понимания и реализации. Действительно, зная наперед ассортимент выпускаемой продукции, имея стабильное ритмичное производство и обеспечение ресурсами намного проще организовать эффективное производство, чем сделать то же самое в условиях неопределенности. Необходимо было изменить подход к управлению производством: планирование, оценка выполнения заказа, подготовка к производству и обеспечение ресурсами - это рутинная деятельность участников процесса производства и выполняется она по мере поступления заказов. В идеале система планирования должна стать скользящей без привязки к календарному периоду.
Внедрение позаказной системы в ОАО «Мотовилихинские заводы» привело к снижению запасов как готовой продукции, так и незавершенной продукции как минимум на 20%. Кроме того стал возможен следующий шаг в совершенствовании системы планирования - составление номенклатурных цеховых планов (MRP план), рассчитанных в привязке к заказам с учетом циклов опережения запуска.
Под "заказом" понимается заполненная в двух экземплярах форма № ТОРГ-26, содержащая в себе сведения о виде, наименовании и объеме или количестве товара, а также условиях поставки. С точки зрения системы управления заказ клиента имеет определяющее значение: именно он "запускает" производство или цепочку логистических мероприятий в компании.
Все клиенты как на ладони в одной CRM системе.
Ведите продуктивную работу с заказами, управляйте взаимоотношениями с клиентами!
Грамотно организованная система управления заказами позволяет сократить до минимума время и количество мероприятий с момента оформления заказа потребителем до момента его обработки и реализации.
С чего начинается система управления заказами
Разрабатывая эффективную систему управления заявками, необходимо учитывать их вид. Заявки и заказы можно классифицировать по форме и времени обработки, субъекту и объекту заявки. Решающую роль при разработке системы управления играет субъект заказа - потребитель. Выступать заказчиком может:
- один из отделов, цехов или филиалов предприятия ("внутренний" потребитель);
- "внешний" потребитель: государство, муниципалитет, торговая компания или производственное предприятие, частное лицо.
Заказ проходит несколько стадий обработки:
1. документальное оформление;
2. отправка заказа производителю или поставщику;
3. непосредственное выполнение заказа (производство, поставка от оптовика или производителя);
4. доставка заказчику.
Каждый из этих этапов требует отдельной проработки. При налаженной системе управления заказами время ожидания заказчика и объем издержек изготовителя сокращаются до минимума.
На пути к формированию заказа
Заказ формируется в документе формы № ТОРГ-26, где указываются все необходимые данные (названия товаров или услуг, объем или количество; дата и время доставки; стоимость и условия оплаты). Приемщик заполняет два экземпляра, один из которых оставляет себе, а второй передает заказчику.
Документ оформляется в присутствии клиента, заверяется его подписью, а также подписями ответственных за обработку заказа лиц. После этого заявка вносится в базу данных предприятия и обрабатывается в порядке очереди, либо на условиях, оговоренных с клиентом.
В обязательном порядке указывается наименование реквизиты организации заказчика, если в его качестве выступает юридическое лицо, либо паспортные и контактные данные, если клиентом является физическое лицо. Вся необходимая информация, включая номер телефона, реквизиты, фамилия или наименование заказчика, вносится в базу наряду с данными о виде и времени поставки товара.
Исполнение заказа клиента
После того, как заказ сформирован, он обрабатывается на:
1. производстве, если речь идет о продукции по индивидуальным размерам или проекту;
2. складе, где отбирается товар нужного вида в заказанном объеме, и производится:
- комплектация
- проверка
- упаковка
- отгрузка.
Доставка - последний этап исполнения заказа, который реализуется в строго определенное время. По окончании доставки товар отгружается клиенту, который подписывает документы, предоставленные перевозчиком, производит оплату, если это не было сделано ранее, и принимает заказ.
В обязательном порядке каждый этап обработки заказа, вплоть до его полного выполнения, фиксируется в документации или базе данных. Это необходимо для того, чтобы отследить прохождение заказа, ускорить его реализацию и обеспечить его сохранность.
Кроме того, имея на руках данные о всех обработанных заказах за последний отчетный период, руководитель или финансовый аналитик предприятия может прогнозировать будущую прибыль или разработать эффективный бизнес-план на следующий период (месяц, квартал или год).
Систематизировать информацию о выполненных и текущих заказов довольно сложно, если она хранится в бумажном виде, заносится в таблицу Excel или фиксируется каким-либо иным неэффективным способом.
Автоматизируйте управление заказами и клиентами в онлайн-программе Класс365. Подключайтесь бесплатно!
Эффективное управление заказами в современной ситуации невозможно без использования автоматизированных систем. Применяя онлайн-программу для автоматизации бизнеса Класс365, позволяющую обрабатывать и контролировать реализацию заказов в автоматическом режиме, возможно:
- значительно сократить временные издержки на приемку, обработку и анализ заказов, а значит, повысить качество выполнения заказа;
- создать эффективную схему выполнения заказов;
- проанализировать выполнение заказов, прибыльность предприятия, составить прогноз и бизнес-план с наименьшими трудовыми затратами;
- повысить лояльность клиентов и стимулировать совершать покупки снова
Класс365 отличается простотой управления, отсутствием необходимости в установке и отладке на самом предприятии, высокой безопасностью и максимальным удобством. В программе есть все необходимые функции для простой и эффективной автоматизации работы на складе, финансового и торгового учета, работы с клиентами во встроенном CRM -модуле, интеграции с интернет-магазином. Начать работу можно сразу после регистрации, ведь осовоение в программе займет не более 15 минут.
Используйте систему управления заказами бесплатно с Класс365 и забудьте о рутинной работе с заказами уже сегодня!
Подключайтесь бесплатно к Класс365 уже сегодня.
Работайте с заказами в 2 раза быстрее!
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Как часто вы задавали себе вопрос: на что тратят время ваши менеджеры и производственники?
Специалисты по работе с клиентами часами изучают многостраничные каталоги продукции вашего предприятия, чтобы сделать коммерческое предложение клиенту. Составляют заказ-наряды для производства и самостоятельно носят их начальнику производства, который вынужден складировать и сортировать их, постоянно перебирая и делая в них какие-то, лишь ему понятные, пометки. Чтобы сообщить заказчику о состоянии его заказа, менеджер часто вынужден обращаться за информацией в производственный отдел. Помимо траты времени это вызывает разобщенность работы отделов и невозможность полностью контролировать работу предприятия.
Вы хотите снизить потери времени ваших сотрудников, систематизировать информацию о заказах, иметь полную картину работы производства?
— Тогда вам необходима система автоматизации управления заказами и производством .
Что это дает
Система управления заказами и производством объединяет инструменты, существенно сокращающие непроизводительные затраты времени сотрудников и обеспечивающих преимущества:
Для менеджера по работе с клиентами
- Удобство заполнения заявок от заказчиков с помощью автоматизированных форм ввода.
- Доступ к систематизированной информации о продукции предприятия, ценах и наличии на складе.
- Автоматические расчеты и оформление коммерческих предложений .
- Систематизация и быстрый поиск сведений о заказчиках .
- Ведение истории заказов .
- Мгновенный доступ к информации о состоянии заказов на производстве .
Для производственника
- Оперативное поступление заявок на производство в виде, соответствующем требованиям предприятия.
- Поддержка принятия решений об очередности выполнения заказов , возможность повышать приоритет заказа или приостанавливать его.
- Постоянный контроль за ходом производства , получение сведений о том, какой сотрудник занят тем или иным заказом.
- Возможность планирования каждым сотрудником своей работы за счет доступа к информации о заказах, проходящих предшествующие производственные операции.
- Сокращение количества производственных ошибок и брака
Для руководителя
- Полный контроль над ситуацией .
- Возможность формирования финансовых и производственных отчетов .
- Централизация хранения данных о клиентах, заказах, работе сотрудников.
- Сокращение количества бумажных документов , занимающих место и отнимающих время на их изучение.
Почему наши системы управления заказами и производством
При автоматизации работы с заказами наиболее важно строить систему автоматизации вокруг именно вашей продукции. Формы заявок и структура справочников должна максимально соответствовать значимым характеристикам ваших товаров. Это обеспечит соответствие представлений о ней ваших менеджеров, клиентов, получающих автоматически сформированное коммерческое предложение, или производственников, получающих из отдела продаж «электронный» заказ-наряд. Создавая систему управления, мы внимательно изучаем ваши производственные процессы и уникальные методики, чтобы они нашли отражение в программе, усиливая ваши преимущества над конкурентами.
Логистика провозглашает приоритет потребителя перед всеми остальными субъектами цепи поставок. Заказ потребителя – это своего рода сигнал, запускающий в действие различные логистические функции. Поэтому скорость и качество информации, предоставляемые системой управления заказами, оказывают влияние на общие издержки и уровень эффективности всего логистического процесса. Управление заказами осуществляется в рамках цикла заказа. С позиции потребителя цикл заказа – это период времени с момента отправки заказа и до момента получения товаров. С позиции производителя/продавца цикл заказа – это период времени с момента получения заказа потребителя и до момента прибытия товаров к нему на разгрузку. Структура данного цикла представлена на рис. 3.1.
Управление заказами начинается с приема и обработки заказов потребителей материальных ресурсов или готовой продукции. Заказы поступают в организацию от потребителей по почте, телефону, телеграфу, электронной почте, факсу и курьером. Они могут быть речевыми и документированными. Заказ на поставку должен содержать всю необходимую информацию: номер заказа, контактные лица обеих сторон, номер изменения, обозначение изготовителя, обозначение заказчика, всего получено с начала первой поставки, подтверждение о последнем приходе и номер контракта. Такая форма позволяет существенно сократить время и расходы на телефонные переговоры по поводу подтверждения о принятии заказа.
Рис. 3.1. Логистический цикл управления заказами
После предварительной обработки заказы передаются по телекоммуникационным сетям в информационно-вычислительный центр организации, в котором специальная программа принимает данный заказ и автоматически выдает подтверждение о принятии его к исполнению. В качестве источника выполнения заказа на поставку выступают конкретные производственные или торговые подразделения предприятия.
Для определенных источников разрабатываются планы выполнения заказов. Исходными показателями при планировании являются данные спецификации на производство готовой продукции, уточненные показатели производства с точностью до недели или планы пополнения запасов. Это позволяет производить и поставлять товары точно в срок в соответствии с производственными планами заказчика. В процессе мониторинга заказа осуществляются процедуры выполнения и доставки заказанной продукции потребителям. Они сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок. Цикл управления заказами завершается составлением отчета о выполнении заказа.
Главной задачей управления заказами на предприятии является сокращение времени логистического цикла заказов с целью повышения качества обслуживания потребителей, снижения уровня товарных запасов и общих логистических издержек. Логистический цикл заказа включает в себя:
1) время на оформление заказа в установленном порядке;
2) время на доставку или передачу заказа поставщику;
3) время выполнения заказа (время ожидания постановки заказа на выполнение, время выполнения заказа, время простоев, комплекса услуг);
4) время доставки изготовленной продукции заказчику;
5) время на подготовку продукции к потреблению.
Максимальная продолжительность цикла исполнения заказов определяется временем, которое потребитель готов ждать с момента размещения заказа до получения товара (часы, дни). Фактический срок исполнения заказа может превышать это время. В таком случае возникает «разрыв времени исполнения заказа». Цель логистической службы сократить этот разрыв. Для этого следует или снизить время исполнения заказа у поставщика, или увеличить цикл заказа потребителя посредством получения более ранней его заявки. Это возможно при условии внедрения технологий EDI , TBL и DPP .
Оптимизация длительности логистического цикла заказов является крайне важной функцией деятельности организации, поскольку полученные результаты гарантируют ей получение конкурентных преимуществ.
Вопросы и задания
1. Определите понятие «цикл заказа» с позиции потребителя и поставщика.
2. Опишите структуру логистического цикла управления заказами.
3. Охарактеризуйте процессы обработки заказа потребителя.
4. Какие процессы включаются в цикл выполнения заказа?
5. Что является главной задачей управления заказами на предприятии?
6. Разработайте структурную схему логистического цикла заказа по затратам времени.
