Автоматизация процессов управления: повышаем эффективность компании. Автоматизация процессов Ключевые направления и программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов

Создание продуктивно функционирующей системы управления хозяйствующего субъекта предполагает следующие мероприятия:

Выявить факторы, существенно влияющие на деятельность подразделения и расставить их приоритеты;

1. Определить направленность вертикальных процессов, обусловленных сбором и предоставлением информации;

2. Выбрать или спроектировать типовую организационную схему для каждого структурного подразделения по ролевому принципу (кадровые сведения, данные по продукции, данные по финансовым потокам и др.);

3. Определить направленность горизонтальных процессов (ГП), которые дополняют приоритетную направленность вертикальных процессов;

4. Спроектировать горизонтальные процессы с учетом ролевого подхода;

5. Для сотрудников, успешно справляющихся с возложенными функциями по реализации ГП, предусмотреть формальные и неформальные способы активизации их деятельности.

Рассмотрим подробноформальные способы , обеспечивающие поддержание продуктивного функционирования хозяйствующего субъекта.

* Документирование процедур и бизнес процессов. Основная цель - повышение эффективности работы сотрудников за счет регламентации их ролевых обязанностей и децентрализации принятия решений. Такой подход позволяет выработать “внутренние” стандарты для каждого сотрудника и узаконить порядок взаимодействия структурных подразделений, закрепив соответствующими регламентирующими документами.

* Оптимизация бизнес процессов и ключевых процедур принятия решений c целью повышения “управляемости” всех звеньев иерархической организационной структуры, начиная от отдельного исполнителя и кончая хозяйствующим субъектом в целом. Это достигается за счет сбалансированности ключевых корпоративных бизнес процессов и повышения устойчивости их функционирования.

* Создание интеллектуальных групп в рамках определяющих видов деятельности с целью генерации предложений по их перспективным направлениям.

* Организация коллектива сотрудников для реализации определенного проекта в рамках того или иного направления предметной деятельности. Эта деятельность является наиболее ответственной, так как коллектив обязан строго отслеживать расходование финансовых ресурсов и укладываться в установленные сроки, реализуя поставленные задачи. Кроме того, деятельность самого коллектива по реализации проекта должна выполняться в соответствии с намеченными этапами.

Рассмотрим наиболее характерные этапы реализации проекта . Такими этапами могут быть следующие: определение основных параметров, планирование работ, формирование группы разработчиков, организация работ по воплощению проекта, контроль хода реализации, окончание.

Этап “определение основных параметров” предполагает: постановка цели; выделение людских, финансовых и материальных ресурсов; сроки реализации; возможные риски. На этапе " планирование работ" определяется последовательность выполняемых работ, их взаимодействие, результаты каждой из работ, составляется график их выполнения, возможные отклонения от сроков и мероприятия по их устранению, уточняется ресурсная обеспеченность каждой работы. Этап "формирование группы разработчиков" предполагает подбор специалистов по каждому направлению, предусмотренному в проекте, распределение ответственности между ними. На этапе "организация работ по воплощению проекта" отрабатываются организационные мероприятия по эффективной реализации каждой работы и по созданию проекта в целом. Этап "контроль хода реализации" предусматривает постоянное наблюдение, фиксацию и отслеживание всех видов работ и этапов; выявление "узких" мест в реализации и их устранение. Этап "окончание" предполагает подведение итогов выполнения проекта; разработку мероприятий, гарантирующих устранение зафиксированных просчетов по первому циклу функционирования проекта.

Автоматизация управления

Когда в организации ставится вопрос и принимается решение автоматизировать управление, то возникает множество вопросов. Перечислим наиболее значимые из них. Чем мотивировано это решение? Что значит «автоматизировать управление»? С чего начать? Каковы основные этапы разработки? Как подойти к проблеме выбора? Какими должны быть критерии оценки? Каковы предпочтения той или иной методологии проектирования и инструментальной среды? Что для этого необходимо?

Постараемся ответить на эти и другие вопросы, которые неизбежно возникают в ходе создания системы автоматизации управления организации, основные этапы которой показаны на принципиальной обобщенной схеме (рис. 2.4).

Рис 2.4. Обобщенная схема автоматизации управления организации

Методический подход. Функционирование любой организации нацелено на продуктивное решение определенного множества задач. К их числу можно отнести следующие: прием сотрудника на работу, увольнение сотрудника, отслеживание карьерного роста, составление штатного расписания, начисление заработной платы, заключение различных договоров, перевод денег, обеспечение необходимым количеством производственных ресурсов, успешное поведение на рынке продукции и т.д. При постановке каждой из задач описывается исходное положение дел, имеющиеся ресурсы, инструментальные средства, требования к исполнителям. Кроме того, определяются цели, которые предполагается достичь в результате реализации тех или иных задач.

Решение в общем виде той или иной задачи предполагает реализацию определенного набора действий, образующих некий процесс. Схематически это можно представить следующим образом: исполнители последовательно выполняют действия согласно предопределенному процессу, привлекая соответствующие инструменты и расходуя необходимые ресурсы. Специалист в таких процессах выступает в роли исполнителя. Другими словами, функционирование организации рассматривается как реализация некоторого набора задач, каждой из которых присущи соответствующие процессы.

Обобщая изложенное выше, сделаем вывод: для продуктивного функционирования организации (в общем случае хозяйствующего субъекта) необходимо иметь постановки всех предполагаемых к разработке задач и описания процессов их реализации.

С другой стороны, любую организацию следует рассматривать как систему, которая должна адекватно реагировать на изменения внутренней и внешней среды и эффективно адаптироваться к новым условиям её функционирования. При этом необходимо учитывать вопросы, связанные с реорганизацией самого хозяйствующего субъекта, которая обусловливает возможное трансформирование организационной структуры, что, в свою очередь, предполагает изменения перечня решаемых задач, их постановок, последовательности, а также процессов их реализации.

Изменение процессов решения задач, в свою очередь, может повлечь за собой качественные и количественные изменения ресурсов, переопределение инструментальных средств, видоизменение состава исполнителей и/или перераспределение функциональных обязанностей между исполнителями, а также совершенствование их профессионального уровня.

Будем исходить из того, что в организации для любой задачи определен процесс ее решения при его обеспеченности необходимыми ресурсами, инструментальными средствами и подготовленными кадрами. При этом совместная разработка и решение нескольких задач должны быть скоординированы между собой по времени, ресурсам, составу исполнителей и набору инструментальных средств.

Определим управленческое звено организации как множество структурных подразделений и работников, обеспечивающих: составление перечня задач, решаемых в организации; их постановку; реализацию процессов решения поставленных задач; ресурсное, инструментальное и кадровое обеспечение каждого процесса; претворение в жизнь процессов и координацию их исполнения. При этом следует позаботиться о повышении эффективности функционирования управленческого звена, обусловленного увеличением производительности труда работников при решении характерных задач без ущерба для достигнутых качественных показателей за счет автоматизации управления.

Таким образом, мотивом для принятия решения об автоматизации управления является стремление упорядочить внутреннюю среду функционирования организации с целью повышения производительности труда специалистов - управленцев.

Дальнейшее изложение материала предполагает уточнение ряда понятий.

Автоматизация – это система мероприятий, имеющих своей целью повышение производительности труда индивидуума за счет передачи и выполнения его функций машинами и/или механизмами.

Автоматизация управления - это выполнение функций индивидуума программно-аппаратными средствами при реализации части или всего процесса решения той или иной задачи. Как правило, автоматизация управления отождествляется с наличием необходимой для этих целей информации. Это означает, что приступать к автоматизации управления следует при наличии реально существующих информационных процессов, поддерживаемых соответствующими документами.

Известно, что функционирование организации и его звена управления осуществляется на основании тех или иных документов. Документ участвует в решении производственных, кадровых, бухгалтерских, финансовых или иных задач. Таким образом, документ необходимо рассматривать как базовый компонент управления.

Определим делопроизводство как процесс создания форм документов и исполнения на их основе процедур управления с целью решения определенного множества задач, обеспечивающих функционирование (возможно продуктивное) организации. Таким образом, автоматизация делопроизводства рассматривается как ведущий компонент системы автоматизации управления организации в целом.

Известны два подхода к процессу автоматизации системы управления организации. Первый подход рассчитан на автоматизацию существующей системы управления, основанной, как правило, на бумажном делопроизводстве. Второй - предполагает создание электронного делопроизводства под новую систему управления, которая обеспечивает максимальную автоматизацию всего процесса управления.

Рассмотрим организацию и систему управления, в основе функционирования которой лежит бумажное делопроизводство. При этом под бумажным делопроизводством будем понимать процесс производства совокупности бумажныхдокументовкак основного носителя информации, необходимой для принятия решений, а в качестве исполнителя предполагается тот или иной специалист. В данном случае начинать разработку системы автоматизации следует с автоматизации существующего процесса управления, основанного, как правило, на системе бумажного делопроизводства. Такое решение обусловлено тем, что процесс управления существует де-факто, а организация реально функционирует. Напомним, что действующая система бумажного делопроизводства отражает уровень развития системы управления конкретной организацией, который понятен, привычен для её сотрудников и соответствует их квалификации. Поэтому безболезнен постепенный переход к автоматизации управления, когда только меняется носитель информации с бумажного на электронный, а привычный порядок исполнения процессов и процедур управления остается прежним. В этом случае надо формально описать существующую систему управления, основанную на базе бумажного делопроизводства. К разработке системы автоматизации управления надо обязательно привлекать сотрудников организации, задействованных в том или ином процессе, в связи с тем, что только им известны все его особенности. Описывать необходимо отдельный процесс решения определенной задачи и процесс исполнения форм документов, применяемых при её реализации. При такой постановке вопроса описательный документ охватывает только одну задачу, и он обозрим для работника, который формализует её описание. В этом случае сотрудник должен формально описать свою работу, которую он выполняет ежедневно. Описательные документы по каждой задаче и процессу в рамках разработки автоматизированной системы управления представляют собой проектную документацию. Создание проектной документации предполагает использование формализованного языка, синтаксис и лексика которого однозначно понятны всем участникам разработки. За основу лексики такого языка берется лексика предметной области и/или предметной деятельности, а также лексика бумажного делопроизводства. Такой подход продиктован тем, что обмен информацией ведется на уровне документов, их функционального назначения, типов представленных в них данных, а также операций, выполняемых как над отдельными данными, так и над документами в целом. Отметим, что наряду с термином "бумажное делопроизводство" будем употреблять термин "бумажный документооборот".

Рассмотрим организацию и её систему управления, в основе функционирования которой лежит электронное делопроизводство. Под электронным делопроизводством понимается такое производство дел, при котором в качестве базового носителя информации используется электронный документ, а исполнителями являются сотрудники, чьи рабочие места оборудованы компьютерами, которые, в свою очередь, могут быть объединены в компьютерную сеть. Отметим, что наряду с термином "электронноеделопроизводство" будем употреблять термин "электронныйдокументооборот".

Что касается бумажных документов, то они в данном случае выполняют вспомогательную роль.

Разра6отка системы автоматизации, основанной на проектной документации бумажного делопроизводства, сводится к проектированию схемы электронного делопроизводства. Перечислим основные отличия: основным носителем информации становится электронный документ; операции выполняются как над частями, так и над электронным документом в целом; ведение метаинформации электронного документа, являющейся неотъемлемой частью единого информационного пространства организации, возлагается на компьютер; обслуживание электронных документов (рассылка, репликация, подборка, тиражирование, копирование, хранение и т.п.) выполняется в рамках сетевой компьютерной среды.

На следующем этапе разра6отки автоматизированной системы посредством инструментальных средств выбранной программной платформы реализуется внутрисистемное описание. Рассмотрим, каким образом можно выбрать программную платформу.

На сегодняшний день являет собой одну из концепций управления ими, отличительная черта которой – использование информационных технологий. Она предусматривает широкое применение ЭВМ и программного обеспечения и обеспечивает управление информацией, ресурсами и действиями с минимальным участием человека в данных процедурах либо без такового в принципе.
Главная задача, которую призвана реализовать проектирование автоматизации процессов – это вывод качественных показателей процессов на принципиально более высокий уровень. Достигается она главным образом благодаря тому, что основным преимуществом автоматизированного режима над ручным является его большая надежность.

Что, в свою очередь, способствует:

Росту производительности;
- ускорению;
- удешевлению;
- увеличению точности и стабильности.
На сегодняшний день автоматизация процессов в мире используется повсеместно – от координирования сложнейших производств до осуществления приобретений в супермаркетах. Направленность компании, равно как и ее масштабы, в данном случае не принципиальны: автоматика буквально пронизывает любую из них. А благодаря использованию процессорного подхода, для всей совокупности процессов применяются единые принципы автоматизации.

Принципы

Хотя автоматизация процессов и имеет возможность реализовываться на разных уровнях, ее принципы для каждого из них, равно как и для любого из процессов, являются едиными. Данное обстоятельство задает условия максимально эффективной реализации процессов, осуществляемых в автоматическом режиме и определяет принципы управления ими со стороны автоматики.
К таковым принципам относятся:
1. Согласованность. В процессе, который контролируется автоматикой, все операции должны быть согласованы как взаимно, так и с его входами и выходами. Невыполнение данного условия нередко приводит к сбоям в выполнении поставленной задачи.
2. Интеграция. Находящийся под управлением автоматики процесс должен иметь возможность встраиваться в общую систему организации. В соответствии с уровнем автоматизации подобная интеграция может быть реализована по-разному. Что, впрочем, не меняет сути самого принципа, которая остается без изменений. Цель автоматизации любого процесса – это обеспечение его взаимодействия со средой, которая является по отношению к нему внешней.
3. Независимость исполнения.

Любой процесс, реализуемый посредством автоматики, должен реализовываться без человеческого участия или же со сведенным к минимуму уровнем контроля, осуществляемого оператором. При выполнении условия, что процесс реализуется корректно, человеческое вмешательство в него не должно иметь места.
Стоит отметить, что перечисленные выше принципы могут быть существенно детализированы, что зависит от типа процессов и уровня автоматизации.

Так, автоматизация производственных процессов предусматривает такие принципы, как:

Непрерывность;
- специализация;
- пропорциональность и т.п.
Уровни
Автоматизация процессов является необходимым условием поддержки управления компанией, затрагивающим все ступени ее иерархии, а уровень автоматизации определяется в соответствии с уровнем управления. Основных уровней управления три:
- оперативный;
- тактический;
- стратегический.
На основании описанной выше классификации выделяют следующие уровни автоматизации:
1. Уровень исполнителей. Характерными процессами для него являются те, которые выполняются регулярно. Их автоматизация работает на достижение оперативных целей (пример – реализация одного из процессов производства), поддержание заданных параметров (пример – автопилот авиалайнера) и сохранение нужного режима функционирования (пример – температурные показатели котла).
2. Уровень управления производством. В данном случае целью автоматизации является корректное распределение задач между процессами, находящимися ниже по иерархической лестнице. В качестве примера можно привести осуществление планирования производства и обслуживания, а также процессы управления ресурсами, документацией и пр.
3. Уровень управления предприятием. Автоматизация, осуществляемая на данном уровне, решает задачи, связанные с анализом и прогнозированием. Способствование эффективной работе высшей ступени иерархии предприятия в финансово-хозяйственной области – вот главное ее предназначение.
Что касается осуществления автоматизации процессов на каждом из вышеперечисленных уровней, то оно возможно благодаря использованию таких систем, как:

- CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами;
- OLAP – аналитическая обработка в реальном времени;
- ERP – управление ресурсами предприятия.

Каждую из систем автоматизации можно отнести к одному из трех основных их типов:

1. Неизменяемый. В ходе процесса заданная последовательность действий не подлежит никаким корректировкам.
2. Программируемый. В зависимости от используемой программы и особенностей процесса, последовательность действий может меняться. Выбор нужной последовательности зависит от набора инструкций, на который и ориентируется система.
3. Самонастраиваемый. Нужные варианты решения задачи могут выбираться на усмотрение системы во время работы. Изменение их последовательности и условий выполнения производится посредством мониторинга хода процесса.
Данные виды автоматизации процессов могут использоваться обособленно либо как часть комбинированной системы: здесь все зависит от ситуации.

Виды

В соответствии с местонахождением предприятий в цепочке обработки природных ресурсов, все они могут относиться к одной из трех категорий.
Первая – это «добытчики» и производители сырьевых ресурсов. В качестве примера здесь можно привести представителей сельского хозяйства либо отрасли добычи углеводородов.
Вторая – это те, кто добытое первыми сырье обрабатывает. К данной категории относятся автопроизводители, предприятия, занимающиеся выпуском электроэнергии, стали, электроники и т.д.
Третья – это представители сферы услуг: развлекательные, медицинские, образовательные, финансовые и иные заведения и учреждения.
Для любых предприятий, к какой бы из описанных групп они ни относились, имеются общие категории процессов, связанных с их деятельностью.

Таковыми процессами являются:

1. Деловые. Или бизнес-процессы, как их еще называют. Их задача – это обеспечение эффективного взаимодействия как внутри предприятия, так и с различными внешними заинтересованными сторонами (потребителями товаров или услуг, поставщиками продукции, контролирующими органами и т.д.). Типичными бизнес-процессами являются все виды планирования, маркетинга и учета, а также деятельность по осуществлению контактов с потребителями.
2. Проектирования и разработки. Подобные процессы предусматривают сбор и анализ исходной информации, реализацию проекта, обеспечение контроля за его выполнением и т.п.
3. Производства. Все процессы по осуществлению производства товаров либо услуг следует относить к данной категории. Это же можно сказать и о процессах, связанных с различными видами планирования, снабжения, сервиса и т.д.
4. Мониторинга и анализа. Сбор и обработка данных, касающихся выполнения процессов является основной задачей процессов из данной категории. Примеры – осуществление контроля качества товаров или услуг, управления, запасов.
Все, кто желает ознакомиться с примерами разнообразных технических заданий по автоматизации подсистем компании, могут просмотреть и купить их в интернет-магазине «Менеджмент качества».

Стратегия

Являясь непростой и довольно трудоемкой задачей, автоматизация процессов требует четкого следования определенной стратегии, что способствует росту эффективности деятельности и получению немалого количества очевидных преимуществ.
Дабы сформировать стратегию, процесс необходимо:
1. Понять. На основании тщательно проведенного анализа можно получить максимально полное представление о процессе, вплоть до мельчайших подробностей. Так, следует получить данные о его входах и выходах, последовательности операций, наличии связи с иными процессами, состав его ресурсов и т.д.
2. Упростить. Сделать это можно путем удаления операций, не представляющих ценности. Некоторые операции можно объединять, осуществлять параллельно и т.п. Здесь приветствуется все, что является наиболее рациональным – например, усовершенствование технологии реализации процесса либо ее полная замена.
3. Автоматизировать. К данному пункту следует подходить лишь после выполнения предыдущего. Причина этого проста: чем более простым является процесс, тем легче он подлежит автоматизации и тем стабильнее и эффективнее он будет выполняться.

Преимущества

Практика показывает, что автоматизация процессов в подавляющем большинстве случаев способствует ощутимому повышению качества – как продукции, так и управления ее производством. При внедрении менеджмента СМК она позволяет компании улучшить качественные показатели своей работы. Тем не менее, перед принятием окончательного решения, касающегося внедрения автоматизации, рекомендуется ознакомиться с основными ее преимуществами.
Итак, главные достоинства автоматизации процессов – это:
1. Ускорение выполнения операций, которые повторяются. Автоматика в процессе своей работы не подвержена усталости, что обеспечивает ее безошибочность, не зависящую от продолжительности деятельности. Помимо этого, однотипные задачи она реализует гораздо быстрее человека.
2. Улучшение качественных показателей деятельности. Главная причина этого – отсутствие человеческого фактора, что способствует снижению в разы количества различного рода ошибок.
3. Повышение точности управления. Благодаря применяемым информационным технологиям, объем данных о процессе может быть очень большим, что способствует более точному его исполнению.
4. Возможность одновременной реализации нескольких задач. Параллельное решение подобных действий с помощью автоматики значительно повышает производительность, при этом не нанося ущерба точности и качеству.
5. Увеличение скорости принятия решения в ситуациях, являющихся типовыми. Данное преимущество гарантирует отсутствие несоответствий на следующих стадиях процесса.

Когда автоматизация может быть неоправданной

Однако стоит принимать во внимание, что в некоторых ситуациях использование автоматизации процессов не является оправданным. Такое возможно, когда:
1. Выполняемые действия чересчур сложны технологически либо экономически.
2. Продукт имеет короткий жизненный цикл. В случае, если продукция создается и выводится на рынок максимально быстро, либо спрос на нее будет непродолжительным – автоматизация может оказаться менее рациональной, нежели ручное выполнение процессов.
3. Продукция является единичной, выполненной мастером вручную.
4. Спрос на продукт подвержен чрезмерным колебаниям. Данное обстоятельство приводит к изменениям объемов выпуска, что делает использование автоматики неоправданным.
В любом случае, перед принятием окончательного решения касательно целесообразности использования автоматизации следует провести как можно более тщательный анализ, дабы исключить вероятность некорректно сделанного вывода.

• Содержание
• Введение
• Анализ проблемы (основная часть)
• Пути совершенствования (рационализации или развития) исследуемой проблемы
• Библиография

Введение

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов . Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы , выполняющие вышеуказанные функции. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

• Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.
• Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
• Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
• Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений .

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений , рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

Множество приложений на одном рабочем месте

В обычных приложениях (бухгалтерская программа, систем складского учета и пр.) пользователь работает с информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места, и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, в организации, которые охватывают большинство сотрудников. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейс каждого приложения.

Не регулярное использование приложений

Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных .

Необходимость организации общего информационного пространства

Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с эти, необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа процессов . При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.

Необходимость гибких инструментов модификации приложений

Сложность управления комплексом приложений

При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения.

Все это, делает невозможным эффективное внедрение комплекса приложений автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции и создания единой инфраструктуры для реализации данных задач.

Таким образом, мы понимаем, что внедрение инфраструктуры для комплексной автоматизации процессов документооборота , необходимое условие успешной реализации системы.

При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а именно – внедрение инфраструктуры для автоматизации задач данного класса и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений.

Однако не всегда внедрение подобной платформы оказывается целесообразным. График иллюстрирует целесообразность внедрения платформы автоматизации документооборота . При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно не дорого, однако при внедрении большого количества приложений с одной стороны существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала, с другой возникающая необходимость их интеграции (например, необходимость построения отчетов включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Помимо этого пользователи по мере развития системы вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность их работы.

Рис. 1 Зависимость суммарных издержек на внедрение и количеством внедренных приложений при использовании различных стратегий.

Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе DocsVision . Включающей в себя как платформу для разработки приложений, так и средства автоматизации бизнес-процессов .

• Поддержка процессного подхода в организации управления;
• Автоматизация процессов согласования и утверждения документов ;
• Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей ;
• Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками ;

Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:

• Создание электронных архивов документов с распределенным доступом
• Система управления конструкторской и проектной документацией
• Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур)

Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечивать навигацию по дереву папок приложений, средства поиска объектов системы, инициализацию обработки объектов, а также динамическое управление табличными представлениями данных и отчетов.

Поддерживать общую структуру справочников.

Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач управления в организации. Первый заключается в последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные процессы управления . Второй - во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации управления процессами и создание на ее базе приложений, интегрированных в единый комплекс.

Внедрение комплекса приложения, реализующие «фиксированную» функциональность.

Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизации канцелярии , средства автоматизации контроля исполнения , системы управления проектной документацией . Основным достоинством такого подхода является относительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест ориентированных на выполнение рутинных операций изолированных от остальных участков автоматизации предприятия , например, таких как рабочее место канцеляриста в крупной организации или система архивной картотеки .

Однако в современной организации все чаще возникает необходимость комплексной автоматизации управления . Для решения этой задачи приложения должны охватывать множество рабочих мест. Причем, один пользователь может участвовать в разных процессах обработки документов в разных ролях. Например, пользователь может выполнять роль согласующего лица в системе согласования распорядительных документов , быть ответственным за формирование проектной документации в системе управления проектами , контролировать исполнение заданий в системе контроля исполнения .

Успешно решая изолированные задачи, конечные приложения не позволяют объединить все функции в единую систему управления документами и процессами в компании, что существенно ограничивает эффективность внедрения подобных приложений и ограничивает потенциальные возможности ее использования в будущем. Альтернативой подобному подходу является внедрение комплексной системы автоматизации управления на базе единой программной платформы.

Из-за этого стоимость внедрения системы и использования приложений существенно возрастает. К тому же, организовать оптимальное взаимодействие приложений, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, максимальная гибкость и расширяемость системы и возможность создания распределенных решений

С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению.

• Структура задания, связанного с документом. Система поддерживает пять способов маршрутизации задания:
  • off-line задание DocsVision
  • обычное задание Microsoft Outlook
  • обычное сообщение электронной почты
  • сообщение с URL ссылки на карточку задания DocsVision по электронной почте
  • размещение ярлыка на карточку задания DocsVision в персональной папке пользователя DocsVision .
• Средства автоматической рассылки и сбора информации об исполнении. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, то система определяет способ маршрутизации:
  • Параллельный способ маршрутаризации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям,
  • Последовательный - последовательную,
  • Альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.

• Управление рабочим временем пользователя.
• Консолидированный контроль исполнительской дисциплины . Консолидированный контроль исполнительской дисциплины сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Примерами отчетов могут быть следующие:
  • Все просроченные документы на сегодняшний день
  • Все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период
  • Задания в незавершенном состоянии на контроле у конкретного пользователя

8. Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Для любой компании выбор уровня автоматизации управления, на который она должна выйти к концу проекта, – одно из наиболее важных решений, от правильности которого зависит, станет ли именно для неё применение информационных технологий (и особенно ERP-систем) прорывом на новый уровень эффективности или же не принесет ощутимой пользы. При этом для конкретной организации оптимальный уровень автоматизации управления меняется во времени , отражая рост уровня менеджмента, типичный для отрасли и региона уровень автоматизации, а также смену поколений сотрудников и управленцев и стремление организации научиться быстро и безболезненно меняться, перестать бояться и избегать перемен. Чтобы найти этот оптимальный уровень, организации нужно серьезно продумать несколько тем. Их мы и рассмотрим ниже.

Автоматизация управленческой деятельности и создание ИТ-систем управления крупными организациями – основная специализация нашей компании. И всё же, полностью осознавая ценность и потенциал автоматизации, я считаю, что не стоит совсем отказываться от ручного управления в компании, полагая, что идеальная система управления в любом случае – автоматизированная. На личном опыте могу сказать, что все-таки система управления меняется вместе с ростом и развитием организации. И когда система управления соответствует потребностям организации, а коммуникации между подразделениями выстроены, ручное управление требуется только в критических ситуациях. При соблюдении этих условий многие бизнес-процессы можно переводить на автоматизированное управление с наименьшими рисками.

Этот подход мы применяем и по отношению к своему предприятию. На сегодняшний день автоматизация процессов позволила нам:

• Повысить рентабельность проектов. Средний показатель по компании вырос с 15% до 25%, за счет прозрачного управления себестоимостью проекта. В нашей системе ведется оперативное планирование задач и учет времени по выполненным задачам, проводится оперативный план-фактный анализ трудозатрат по проекту.
• Улучшить корпоративную культуру. Повысилась вовлеченность сотрудников и удовлетворенность работой, лояльность к компании и дисциплина за счет получения объективной информации, на основании которой формируются решения по улучшению системы мотивации и адаптации сотрудников.
• Сделать значительно более оперативным сбор информации и сократить трудозатраты на ее обработку. Если раньше информация хранилась разрозненно, то есть в разных системах, и на ее сбор требовался минимум 1 день, то после автоматизации сбор информации сократился до 1 часа, за счет того, что выполнена интеграция со всеми информационными системами компании, и все данные автоматически попадают в единую базу, причем этот процесс контролируется на всех этапах.

Опыт наших клиентов и нас самих показывает: когда автоматизация охватывает все ключевые процессы управления, повышается и качество управленческих решений топ-менеджеров предприятия. В первую очередь, за счет того, что руководители постоянно получают оперативную, детальную и достоверную информацию.

С чего начать

В отношении внедрения ERP-решений очень распространен совет начинать со второстепенных участков, где ошибки не создают каких-либо рисков. Я считаю этот подход пустой тратой времени, ведь не будут же руководители организации неделю за неделей и месяц за месяцем увлеченно заниматься третьестепенными задачами и ничего не значащими участками работ! Напротив, в первую очередь необходимо автоматизировать именно процессы, имеющие высокое влияние на стратегическое развитие компании. Например, наша компания развивается достаточно быстро, постоянно растет объем и масштаб проектов, появляются проекты по новым направлениям, включая новые ИТ-решения и программные продукты. Соответственно, нам постоянно нужны высококвалифицированные и компетентные специалисты разного профиля (консультанты, бизнес-аналитики, эксперты по платформе 1С, разработчики ПО и др.). Поэтому для нас (и других компаний со сходными проблемами роста) один из первых процессов для автоматизации – это управление персоналом .

Автоматизация процессов внутри компании – это ответственный сложный проект, требующий:

• Согласованного бюджета
• Утвержденных сроков
• Компетентных специалистов
• Четко выстроенныхбизнес-процессов
• Определения ответственных за каждый этап
• Выявления рутинных и наиболее трудоемких операций, автоматизировав которые, можно заметно сократить ручной труд и связанные с ним сложности (отклонения от регламентов, ошибки, трудности масштабирования и др.)
• Понимания, каких результатов мы ожидаем от автоматизации этих бизнес-процессов, т. е. каков предполагаемый эффект изменений, можно ли его измерить

В проектную команду должны быть выделены специалисты, квалификация которых отвечает уровню решаемых задач. Чтобы работа не казалась людям слишком простой и неинтересной, но чтобы намеченные результаты были гарантированно получены. Отмечу также, что прежде чем приступать к конкретным изменениям, повышающим уровень автоматизации управления на предприятии, необходимо подготовить детальный план-график работ с указанием сроков и ответственных , сформировать четкое техническое задание – с учетом требований всех заинтересованных сторон.

Особенности автоматизации управления

В нашей компании управление персоналом выходит далеко за рамки расчета заработной платы и ведения кадрового учета. Так, нам очень важны функции работы с кадрами, помогающие лучше планировать изменения и сглаживать реакцию на них, а также выравнивать эффективность управления различными видами деятельности предприятия в целом.

В управлении персоналом многие задачи тесно взаимосвязаны. Поэтому я считаю, что в этой сфере комплексная автоматизация гораздо более рациональна, чем автоматизация каких-то отдельных функций . Первый вариант позволяет получить максимальные синергические эффекты.

На сегодняшний день, достигнутый уровень автоматизации существенно помогает в рекрутинге и позволяет решать чрезвычайно сложные задачи по работе с кадровым составом компании (формирование кадрового резерва, обучение персонала, анализ и оценка работы персонала, адаптация новых сотрудников, разработка систем мотивации персонала). При этом на решение большинства кадровых вопросов теперь требуется гораздо меньше времени (в частности из-за того, что из системы можно очень оперативно получить данные по каждому сотруднику). Длительность выполнения большинства перечисленных операций снизилась по крайней мере в 2 раза (при одновременном улучшении их результатов). Такого эффекта можно ожидать и в эффективных проектах, выполняемых для внешних заказчиков.

Важный пример таких данных – аналитические отчеты, дающие полную картину практического опыта и компетенций сотрудника. На основе этих сведений мы всегда можем выполнить наиболее результативную рокировку ресурсов с целью получения более эффективных проектных групп и получения более высоких результатов в проектах. Кроме того, внедрение системы ключевых показателей эффективности (KPI) позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника и по результатам совершенствовать систему мотивации и разрабатывать программу обучения.

Как адаптировать персонал к новому стилю работы

Начинать строить новую систему управления с качественного разъяснения сотрудникам происходящих изменений. Как именно это лучше сделать, зависит от традиций конкретной организации. Например, можно провести демонстрацию нового функционала информационной системы или отдельных программ. Такая демонстрация будет эффективнее, если в нее войдут общая презентация и живые видеоролики, делающие обучение более понятным и занимательным. Нельзя забывать и о разработке подробных инструкций, к которым сотрудники смогут обращаться при решении конкретных производственных задач.

Нашей компании эти задачи решать проще, т. к. она сертифицирована по системе менеджмента качества ISO 9001:2015, требующей, чтобы все процессы были четко регламентированы. Регламентация процесса позволяет сотруднику ясно понимать, как выстроен автоматизированный процесс, какие требования необходимо выполнять, чтобы данный процесс был результативным.

Приобретенные сотрудниками знания необходимо регулярно контролировать и мониторить – одним из таких инструментов является внутренний аудит, который проводится выделенным специалистом. В ходе таких аудитов фиксируются все выявленные несоответствия, как по работе самой системы, так и по нарушениям требований сотрудниками. По совокупности этих данных система создает отчеты, позволяющие проводить детальный анализ и вырабатывать корректирующие мероприятия. Отчет включает такие параметры как: ответственный (сотрудник допустивший нарушение), период, нарушенный критерий (например, конкретное требование регламента), область нарушения (тот бизнес-процесс или задача, в рамках которого допущено нарушение), причины нарушения, статус устранения нарушения (закрыто/не закрыто).

Преимущества автоматизации

Корректно и максимально полно автоматизированный процесс управления, конечно же, удобен руководству и топ-менеджерам компании, т.к. позволяет:

• Экономить массу времени на принятие управленческих решений по организационным, кадровым или финансовым вопросам. Как пример, в нашей компании значительно сокращается время на получение информации по освоению и финансированию проекта, что в свою очередь позволяет лучше управлять финансовыми и трудовыми ресурсами организации.
• Получить целый набор инструментов (например, оперативные аналитические отчеты, объективные данные по персоналу, доступ к карточке сотрудника, информацию для взвешенных кадровых решений), полезных как при высоком уровне автоматизации, так и в ситуации ручного управления.
• Более полно и контролируемо раскрыть потенциал каждого сотрудника, ускорить развитие его профессиональных качеств, а также повысить производительность труда персонала.
• Снизить расходы компании (финансовые и ресурсные) за счет сокращения времени на выполнение трудоемких операций.
• Самим сотрудникам иметь возможность получать от неё прозрачную информацию о своем развитии (система грейдов). В будущем это будет функция личного кабинета сотрудника.

Наш опыт показывает: постоянно повышающийся уровень автоматизации и технологичности в компании реально стимулирует и мотивирует сотрудников к личностному развитию.

Как выбрать поставщика решения

Сегодня на отечественном ИТ-рынке представлено множество российских и зарубежных программных продуктов. Среди таких продуктов есть как «коробочные» и «локальные» решения, так и ERP-системы. «Коробочные» решения, конечно же, обладают более низкой стоимостью и короткими сроками внедрения. Но при этом функциональные возможности, включая интеграцию с остальными бизнес-системами в компании, сильно ограничены.

Системы автоматизации управления

В начале проекта мы рассмотрели наиболее популярные (на этот момент) системы в области автоматизации управления персоналом:

• «БОСС-Кадровик» (подсистема HRMS)
• MySAP HR
• прикладное решение «зарплата и управления персоналом»
• ERP-системы

Первые две программы позволяют автоматизировать «локальные» задачи. Но за счет реализации с помощью интернет-технологий, эти системы не требуют после установки дальнейшей поддержки. В данных системах эффективно реализованы возможности для выполнения учетных и управленческих задач. MySAP HR – это интегрированное решение для управления человеческими ресурсами, ориентированное на крупные корпорации, для которых актуальны задачи управления мобильным и распределенным по всей стране персоналом. Прикладное решение «Зарплата и управление персоналом» ориентировано на средние и крупные предприятия и предназначено для автоматизации системы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы. В ERP-системах же не только присутствуют HR-модули (модули управления персоналом), но это еще и целый комплекс интегрированных программных инструментов для создания единой базы данных, благодаря которым обеспечивается автоматизация процессов планирования, учета, контроля и анализа всех ключевых аспектов деятельности организации. И, конечно же, данный HR-модуль логично устанавливать в компаниях, где ERP-системы являются корпоративным стандартом.

У конкурирующих продуктов почти всегда есть свои плюсы и минусы, что затрудняет выбор. Чтобы снизить вероятность ошибки, необходимо как можно четче прояснить несколько моментов:

• позволит ли продукт в полном объеме реализовать те задачи и процессына которых базируется основная деятельность компании
• насколько система будет проста в использовании
• легко ли будет интегрировать новый программный продукт с другими элементами информационной системы компании

Последнее обстоятельство становится всё более важным и может стать решающим доводом в пользу того или иного продукта.

Еще один важнейший фактор, влияющий на выбор программного продукта, – это опыт компании в реализации его сложных «внедрений», наличие в штате компетентных сотрудников (имеющих сертификаты, подтверждающие квалификацию по необходимым направлениям).

Как и при реализации любого крупного проекта, к автоматизации внутри компании необходимо подходить с большой ответственностью. Все-таки такой проект всегда служит достижению стратегических целей компании, и здесь нельзя опираться только на «хотелки» пользователей. Чтобы избежать множества тяжелых ошибок при старте и в ходе автоматизации, нужно:

• Не пожалеть сил на разработку методической базы внедрения – корпуса формализованных взаимоувязанных методик.
• Написать подробное техническое здание, содержащее конкретные требования к процессам автоматизации. А при создании плана-графика выполнения работ должны учитываться как внутренние, так и внешние риски, иначе трудно будет соблюсти сроки и бюджет проекта.
• Подобрать мотивированную проектную команду, квалификация которой соответствует сложности и характеру решаемых задач.

Заключение

Отмечу, что критерии и рекомендации, о которых я говорила выше, мы используем, создавая системы управления предприятием как для наших клиентов, так и для своей компании. Именно так мы пришли к решению внедрить у себя полнофункциональную ERP-систему. Выполнив этот проект и проведя интеграцию с существующими бизнес-системами в компании, мы получили возможность постоянно видеть общую картину процессов отдельных подразделений и всей компании . И легко можем спуститься на любой нужный уровень детализации. На этой основе уже не так трудно было перейти к управлению на основе объективных данных (DDM, или data-driven management), а также начать экспериментировать в области автоматизации и роботизации управленческих решений.

Нашу компанию это привело к более согласованному и оперативному принятию управленческих решений и управлению компанией в целом. Приобретенный опыт позволил значительно повысить эффективность внутреннего ERP-решения и найти границы, за которыми эти методы становятся рискованными или даже опасными. А эти знания мы перенесли в проекты для наших клиентов, создавая решения, где инновационность сочетается с разумным консерватизмом.